ข้อมูล POS ก่อนการซื้อ

วิธีเลือกซื้อโปรแกรมขายหน้าร้าน

โปรแกรมขายหน้าร้าน POS ไม่ใช่ซื้อกับใคร ที่ไหนก็ได้ มีหลายสิ่งที่ควรพิจารณา 


วิธีเลือกซื้อโปรแกรมขายหน้าร้าน

 

1.ศึกษาหาข้อมูล จากแหล่งต่างๆก่อน   ตัวอย่างเช่น

  • จากเพื่อนหรือคนรู้จัก
  • จากเว็ปไซด์ ต่างๆ
  • ค้นหาจาก www.Google.com                 

               แนะนำให้หาข้อมูลเองจาก Google  อย่าเชื่อคนอื่นทั้งหมด  เพราะโปรแกรมขายหน้าร้านถูกออกแบบมาไม่เหมือนกัน อาจจะใช้ได้ดีกับบางร้าน  แต่อาจจะไม่เหมาะกับร้านของเรา  เป็นต้น  ฉนั้นเราต้องศึกษาเองว่า โปรแกรมของเจ้าไหนเหมาะสมกับเรามากที่สุด

 ประเภทของโปรแกรมเก็บเงินหน้าร้าน 

แบบที่ 1  เป็นโปรแกรมเก็บเงินหน้าร้านโดยเฉพาะ ( POS หรือ Point of sale ) 

               โปรแกรมประเภทนี้จะถูกออกแบบและพัฒนาโปรแกรม  มาเพื่องานขายหน้าร้านโดยเฉพาะ  การทำงานจะง่ายและไม่ซับซ้อน  มีความหยืดหยุ่นสูงกว่า  วิธีสังเกตุของโปรแกรมประเภทนี้  หน้าตาโปรแกรมจะสบายตา  ไม่เป็นตารางๆ ออกแบบหน้าตาโปรแกรมให้ใช้งานง่าย  จะไม่มีคำว่า ลูกหนี้ เจ้าหนี้ หรือคำอื่นๆที่เป็นภาษาบัญชี  จะมีไม่กี่บริษัทที่ทำโปรแกรมเก็บเงินหน้าร้านโดยเฉพาะ

                เหมาะสำหรับร้านค้าทั่วไป  ที่เป็นเจ้าของคนเดียว หรือ เป็นนิติบุคคล  ที่จ้างสำนักงานบัญชีทำบัญชีส่งให้สรรพากรอีกที 

แบบที่ 2 เป็นโปรแกรมบัญชี  ที่มีส่วนของหน้าร้าน ( Accounting Software) 

               โปรแกรมประเภทนี้  จะใช้การหลักทำงานของโปรแกรมบัญชีทั้งหมดมาใช้กับงานขายหน้าร้าน  ซึ่งโปรแกรมเก็บเงินส่วนใหญ่ในตลาดเป็นแบบนี้  ทำให้มีความยุ่งยากในการใช้งานมาก ไม่คล่องตัว  มีข้อจำกัดเยอะ  มีขั้นตอนในการใช้งานมาก วิธีสังเกตุของโปรแกรมประเภทนี้  ดูได้จากคำว่า ลูกหนี้ , เจ้าหนี้ , ใบเสนอราคา หรือ ระบบเช็คธนาคาร เป็นต้น

               เหมาะสำหรับร้านค้าที่เป็นรูปบริษัท  และ ทำบัญชีส่งสรรพากรเอง  ไม่เหมาะอย่างยิ่งกับบุคลธรรมดา  หรือร้านค้าขนาดเล็ก  เพราะโปรแกรมถูกออกแบบมาเพื่อ  ให้มีการทำงานของหลายๆแผนก โดยเฉพาะแผนกบัญชี ที่ต้องนำข้อมูลทั้งหมดนี้ ไปทำงบการเงินส่งสรรพากรอีกที 

               ดังนั้นโครงสร้างของโปรแกรม  จึงไม่เหมือนกัน  วิธีการคิดและวิธีออกแบบโปรแกรมก็ต่างกันมาก  เพราะแต่ละโปรแกรมถูกพัฒนาขึ้นมา   มีจุดประสงค์ไม่เหมือนกัน 

 

2.เปรียบเทียบข้อมูล เลือกที่ถูกใจที่สุด 

                 เมื่อเราเริ่มมีความรู้ด้านนี้พอสมควร   สามารถแยกออกแล้วระหว่างโปรแกรมหน้าร้าน กับ โปรแกรมบัญชี ว่าต่างกันอย่างไร   เราต้องรู้รูปแบบของร้านเรา ว่าเปิดเป็นร้านค้าประเภทใด  และ ดูความต้องการที่แท้จริง  ว่าเราต้องการโปรแกรมประเภทไหนกันแน่  เมื่อได้ข้อมูลจนเป็นที่พอใจ  แล้วทำการคัดเลือกโปรแกรมที่ถูกใจและเหมาะกับเรามากที่สุด

               

3.โทรสอบถามเจ้าของผลิตภัณฑ์  

                เมื่อเราคัดเลือกได้แล้ว   เราควรโทรเข้าไปสอบถามเพิ่มเติมในส่วนที่เราต้องการรู้  ถามให้ละเอียดก่อนตัดสินใจ ทุกโปรแกรมยินดีให้ข้อมูลเต็มที่อยู่แล้วครับ  ดูเบอร์โทรตรง ติดต่อเรา หรือ Contact Us ก่อนโทรไปคุย  ลองดูสักนิดว่า  โปรแกรมที่เราเลือกนั้น  เป็นรูปแบบบุคคลธรรมดา  หรือ รูปบริษัท  เพราะจะมีผลต่อการบริการหลังการขาย  ในรูปบริษัทย่อมน่าเชื่อถือกว่า  โปรแกรมเก็บเงินหน้าร้านมันไม่ใช้แค่ติดตั้งแล้วจบกัน  เหมือน เครื่องใช้ไฟฟ้า  มันมีอะไรมากกว่านั้น  ควรจะมีทีมสำหรับบริการโดยเฉพาะ  ปัญหาที่พบบ่อย ส่วนใหญ่เป็นปัญหา ไวรัส , คอมพิวเตอร์ , Network และ ปัญหาจาก Windows ซึ่งบางที่ก็ไม่เกี่ยวกับโปรแกรมขายหน้าร้าน  แต่เจ้าหน้าที่ก็ควรให้คำแนะนำได้ ว่าจะแก้ไขปัญหาอย่างไร  หลายๆที่เมื่อเช็คอาการแล้วไม่เกี่ยวกับโปรแกรม  อาจถูกปฎิเสธการให้บริการได้ 

                ดังนั้นก่อนตัดสินใจ  ควรโทรไปสอบถาม  เช็คให้แน่ใจก่อนว่าเป็นบุคคลธรรมดา  หรือ เป็นรูปบริษัท มีผลต่อการให้บริการภายหลัง  เพื่อความแน่ใจ   เราลองขอดูตัวอย่างการใช้งานของโปรแกรม  มาทดลองใช้หรือดูหน้าตาการทำงานต่างๆ  ซึ่งมีหลายวิธีในการทดลองใช้งานของโปรแกรม 

  • ดาวน์โหลด  จากอินเตอร์เน็ท  ในเว็บไซด์ของโปรแกรมนั้นๆ  ซึ่งส่วนใหญ่จะมีให้ดาวน์โหลดฟรี  แต่อยากให้สังเกตุ  เมื่อดาวน์โหลดมาแล้วส่วนใหญ่จะใช้งานไม่ได้จริง  เพราะ เป็นแค่ไฟล์ธรรมดา ไม่ใช้โปรแกรมฐานข้อมูล ทำให้เสียเวลาในการทำความเข้าใจและเสียเวลาในการป้อนข้อมูล และส่วนใหญ่จะใช้ฐานข้อมูลขนาดเล็ก เมื่อใช้ไปนานๆจะมีปัญหาเรื่องการเก็บข้อมูล และ ทำให้เครื่องคอมพิวเตอร์ช้าลงอย่างมาก

 

  • สาธิตโปรแกรมผ่านอินเตอร์เน็ท   โดยเจ้าของโปรแกรม จะให้เรารีโมท เข้าไปที่เครื่อง   โดยผ่าน โปรแกรม Teamviwer ซึ่งสามารถโหลดได้ฟรีจาก Googel   หลังจากนั้นเจ้าหน้าที่ก็จะทำการอธิบายการทำงานต่างๆของโปรแกรมให้เราทราบ  ผ่านทางโทรศัพท์  โดยจะเห็นหน้าจอเดียวกันกับเจ้าของโปรแกรมเลย ทำให้เข้าใจได้ง่ายและไม่เสียเวลาเรียนรู้

 

  • เรียกเจ้าหน้าที่เข้ามาสาธิตโปรแกรมให้เราดูที่ร้านเลย   ซึ่งบางโปรแกรมจะมีบริการให้ฟรี  บางโปรแกรมก็อาจเก็บค่าใช้จ่าย   แบบนี้จะได้รายละเอียดครบกว่า เพราะสามารถสอบถามปัญหาต่างๆที่เราอยากรู้ได้เลย  ว่าโปรแกรมตรงกับความต้องการของเราหรือไม่

 

4.ขอใบเสนอราคา

                 เมื่อศึกษาและดูการทำงานของโปรแกรมจนแน่ใจแล้ว  ก็ขอใบเสนอราคาจากแต่ละโปรแกรม เราต้องดูว่าโปรแกรมที่เสนอมารวมภาษีมูลค่าเพิ่ม หรือ ยังไม่รวม  ให้ดูข้อเสนอต่างๆ เช่น มีบริการสอนถึงที่ไหม สอนใช้เวลานานแค่ไหน  โปรแกรมหลายที่บอกว่าใช้งานง่าย  ให้ดูตรงระยะเวลาการสอน ว่าสอนใช้เวลากี่ชั่วโมง หรือ กี่วัน ถ้าเป็นโปรแกรมที่ใช้งานง่ายจริง ก็ไม่หน้าเกิน 3 ชั่วโมง ก็จะเข้าใจโปรแกรมทั้งหมดแล้ว  ที่สำคัญที่ควรดู  เราควรดูว่า มีค่าบริการรายปีหรือไม่  ถ้ามีคิดเท่าไรต่อปี  แล้วคิดย้อนหลังหรือเปล่า เช่น บางโปรแกรมคิดค่าบริการปีละ 2,000 บาท  ปีที่ 2-4 ผ่านไปไม่มีอะไร  แต่เข้าปีที่ 5 เกิดปัญหา เค้าจะคิดย้อนหลังของปีที่ 2 ถึงปีที่ 5 ด้วย รวมเป็น 8,000 บาท อันนี้ต้องระวัง  เราต้องถามให้หมด หลายคนโดนแบบนี้ถึงกับเลิกใช้โปรแกรมไปเลยก็มี

 

5. เปรียบเทียบราคา

                 เมื่อได้ใบเสนอราคามาหมดแล้ว  ทำการเปรียบเทียบราคา และ เลือกโปรแกรมที่ถูกใจ  และ เหมาะสมกับร้านเรามากที่สุด  อย่าดูเพียงแค่ราคาอย่างเดียว ให้ดูบริการหลังการขาย  การรับประกัน  ค่าใช้จ่ายต่างๆที่จะเกิดขึ้นหลังจากติดตั้งโปรแกรมด้วย  และที่สำคัญต้องดูว่าเป็นบุคคลธรรมดา หรือ เป็นรูปบริษัท 

                 ถ้าเป็นโปรแกรมราคาถูก  จะใช้ฐานข้อมูลจะขนาดเล็ก  เก็บข้อมูลได้น้อย  ส่วนใหญ่จะเป็นในรูปของบุคคลธรรมดา  โปรแกรมประเภทนี้จะมีปัญหาเรื่อง บริการหลังการขาย และประสิทธิภาพของโปรแกรมยังไม่เสถียร  ยังมีปัญหาในการใช้งานค่อนข้างมาก 

                 เหมาะสำหรับร้านค้าขนาดย่อย หรือ ร้านค้าที่รู้เท่าไม่ถึงการณ์  ลองซื้อมาใช้  เสียเวลาป้อนข้อมูลทุกอย่าง แต่ถึงเวลา  โปรแกรมไม่สามารถใช้งานได้จริง ต้องเสียเวลาเรียนรู้และป้อนข้อมูล  และต้องเสียเงินสองรอบเพื่อหาซื้อโปรแกรมใหม่  แล้วก็ไม่รู้ว่าโปรแกรมที่ซื้อมาใหม่จะเหมือนเดิมหรือเปล่า ดังนั้นเราต้องศึกษาจากข้อมูลเบื้องต้นที่ให้ไว้ด้านบน

 

 6.ตัดสินใจซื้อ 

                เมื่อไตร่ตรองถี่ถ้วนแล้ว ว่าโปรแกรมเก็บเงินหน้าร้าน ที่เหมาะกับร้านของเรา  เป็นของเจ้าไหน ก็ตัดสินใจซื้อได้เลย  แต่ก็ต้องดูการชำระเงินด้วย  บางรายจะให้โอนก่อน 100% หรือ บางรายก็จะเก็บเงินค่ามัดจำบางส่วน  และ เก็บที่เหลือทั้งหมดเมื่อวันติดตั้ง 

 

7.โทรนัดวันเวลาติดตั้ง 

                เมื่อตัดสินใจเลือกซื้อแล้ว  ก็ถึงเวลาโทรนัดวันเวลาติดตั้ง  เราควรพร้อมทั้งสถานที่ และ คนที่จะเรียนรู้ 

  • ความพร้อมด้านสถานที่ ควรมีปลั๊กไฟให้เรียบร้อย มีโต๊ะทำงานหรือเคาเตอร์ที่สามารถเรียนรู้โปรแกรมได้อย่างสะดวก สถานที่ต้องเอื้อประโยชน์ในการเรียนรู้โปรแกรม  บางที่สียังแห้ง ไฟยังไม่มา และปัญหาอื่นๆ ควรให้สถานที่พร้อมก่อนแล้วค่อยนัดติดตั้งโปรแกรม
  • ความพร้อมของคนเรียน  คนที่เรียนต้องมีสมาธิในการเรียน เพราะเป็นสิ่งใหม่ที่เรายังไม่เคยใช้มาก่อน จำเป็นต้องเริ่มต้นเรียนรู้ใหม่  อย่าเพิ่งเอาเวลาไปจัดสินค้า หรือ เอาเวลาไปขายของ เพราะเจ้าหน้าที่เค้าจะเข้าไปสอนถึงสถานที่เพียงครั้งเดียว ครั้งต่อไปจะสอนทางโทรศัพท์แทน ดังนั้นเราต้องให้ความสำคัญต้องการเรียนรู้โปรแกรมให้มาก  เมื่อเราเข้าใจโปรแกรมแล้ว  ปัญหาต่างๆจะหมดไป

สำหรับคนที่เพิ่งเปิดร้านใหม่ 

                แนะนำให้ซื้อโปรแกรมเก็บเงิน ก่อนเปิดร้าน ล่วงหน้า 1-2 อาทิตย์ หรือ ก่อนที่สินค้าจะมาส่ง เพราะเมื่อสินค้ามาส่งเราก็จะยุ่งการจัดสินค้า ทำให้ไม่มีสมาธิในการเรียนรู้ เราควรซื้อโปรแกรมก่อน เพราะจะทำให้รู้ว่าเราควรจะเริ่มทำอะไรตรงไหน  เราต้องคียส์ข้อมูลสินค้าต่างๆ  พร้อมทั้งสต็อก เข้าไปทั้งหมดก่อนการขายจริง ข้อมูลถึงจะถูกต้อง สต็อกถึงจะตรงตั้งแต่แรก  หลายคนคิดว่าซื้อโปรแกรมแล้ววันรุ่งขึ้นแล้วขายได้เลย มันก็อาจจะทำได้  ถ้าสินค้าเราไม่มาก และ คนป้อนข้อมูลพิมพ์ได้เร็ว  ส่วนใหญ่จะทำไม่ทัน  แล้วขายไปก่อน สต็อกก็จะไม่ถูกตั้งแต่เปิดร้าน แล้วก็มานั่งนับสต็อกกันใหม่ กว่าจะตรงจะใช้เวลานาน  ทำให้มันถูกต้องตั้งแต่ครั้งแรกจะดีกว่า 

               บางรายคิดว่าซื้อโปรแกรมมาแล้วเจ้าหน้าที่จะป้อนข้อมูลให้หมด  เราไม่ต้องทำอะไรเลย  เป็นความคิดที่ผิดนะครับ เจ้าหน้าที่จะสอนการป้อนข้อมูลต่างๆให้เราเป็นคนป้อนข้อมูลเอง  เพราะเราจะรู้จักสินค้าทั้งหมดดีที่สุด คนอื่นจะไม่รู้ดีเท่าเรา  บางโปรแกรมรับป้อนข้อมูลให้ลูกค้าทั้งหมด  พอถึงเวลาที่เราที่เราจะเพิ่มข้อมูลสินค้าหรือข้อมูลบางอย่าง  เค้าจะคิดค่าใช้จ่ายเราตลอด จนกว่าเราจะเลิกใช้โปรแกรมนะครับ  ดังนั้นแนะนำว่าเราควรศึกษาการใช้งานของโปรแกรมและป้อนข้อมูลเองทั้งหมดจะดีที่สุด

 สำหรับคนที่เปิดร้านแล้ว

              สามารถซื้อโปรแกรมเก็บเงินมาใช้ได้เลย โดยแบ่งกลุ่มออกเป็นหมวดหมู่ต่างๆไว้ล่วงหน้าก่อน  ส่วนสต็อกถ้ามีเวลา ก็นับสต็อกล่วงหน้าไว้ก่อนจะช่วยประหยัดเวลาได้เยอะ แล้วทำตามขั้นตอนต่างๆของโปรแกรมได้เลย   

              บางโปรแกรมสามารถนำข้อมูลจากโปรแกรมเก่ามาใช้ได้  โดยนำข้อมูลที่เป็น Excel มาใส่ในโปรแกรมใหม่ได้เลย  ทำให้เราไม่ต้องคีย์ข้อมูลใหม่ทั้งหมด ที่เหลือก็ใส่แค่สต็อกและข้อมูลบางอย่างเท่านั้น  ช่วยประหยัดเวลาไปได้เยอะ บางคนไม่อยากเปลี่ยนโปรแกรมทั้งๆที่ใช้มามีปัญหามากมาย  เพราะไม่อยากคีย์ข้อมูลใหม่ ตอนนี้ลองมองหาโปรแกรมใหม่ได้แล้วนะครับ 

 

8.ชำระเงิน 

             การชำระเงินก็สำคัญ บางรายก็มีเก็บค่ามัดจำบางส่วน  บางรายก็ชำระเต็มจำนวนในวันติดตั้ง  ถ้าลูกค้าลูกในกรุงเทพและปริมณฑลไม่ค่อยมีปัญหาอะไร  ที่จะมีปัญหาคือลูกค้าที่อยู่ต่างจังหวัด  ต้องดูและศึกษาให้แน่ใจก่อนตัดสินใจโอนเงิน  ถ้าเป็นบุคคลธรรมดา  ต้องระมัดระวังมากหน่อย เพราะมีความเสี่ยงสูงกว่าซื้อกับบริษัท  มีโอกาสที่โอนไปแล้วจะไม่ได้ของนะครับ  แนะนำว่าควรซื้อโปรแกรมกับบริษัท จะปลอดภัยกว่า

             เวลาโอนให้ดูชื่อบัญชี  ว่าเป็นชื่อบุคลธรรมดา หรือ ชื่อบริษัท  บางโปรแกรมเปิดเป็นรูปบริษัท แต่เวลาให้ลูกค้าโอนเงิน กลับเป็นชื่อบุคคลธรรมดา แบบนี้ก็ต้องระวังนะครับ

 

9.บริการหลังการขาย

             เป็นหัวใจสำคัญที่สุด ที่เราจะต้องพิจารณามากกว่าราคา บางโปรแกรมราคาถูก แต่บริการหลังการขายไม่ดี  แบบนี้ย่อมซื้อโปรแกรมแพงหน่อยจะดีกว่า เพราะ โปรแกรมเก็บเงินหน้าร้าน ไม่เหมือนกับสินค้าอื่นๆ ที่ขายแล้วจบกัน  จำเป็นต้องมีบริการหลังการขายอีกมากและเป็นอะไรที่ต้องการความรวดเร็วในการแก้ปัญหา

ปัญหาอาจเกิดได้จากหลายสาเหตุ เช่น  

  • ปัญหาจากตัวโปรแกรมเอง
  • ปัญหาของเครื่องคอมพิวเตอร์
  • ปัญหาจากWindows
  • ปัญหาจาก ไวรัส
  • ปัญหาจากระบบ Network  
  • ปัญหาจากผู้ใช้งาน  

            ซึ่งหลายๆปัญหาไม่ได้เกิดจากตัวโปรแกรม ยิ่งถ้าเราซื้อโปรแกรมกับคอมพิวเตอร์พร้อมอุปกรณ์แยกกัน ผู้จำหน่ายโปรแกรมบางรายอาจจะไม่ Support เรื่องที่ไม่เกี่ยวกับตนเอง  เช่น ลูกค้าซื้อโปรแกรมจากที่หนึ่ง  แล้วไปใช้กับเครื่องคอมพิวเตอร์ที่หามาเอง แล้ววันหนึ่งเกิด windows เสีย หรือ Hard Desk พัง ทางโปรแกรมบางรายอาจจะไม่บริการให้ เพราะไม่เกี่ยวกับตนเอง บางที่ก็ให้ลูกค้าซื้อโปรแกรมใหม่อีกครั้งเพราะหมายเลขเครื่องที่ผูกกับโปรแกรมได้เปลี่ยนไป  ปัญหานี้เกิดบ่อย ดังนั้นแนะนำว่าควรซื้อจากที่เดียวกันจะดีกว่าครับ 

             บางโปรแกรมเวลาติดปัญหาอะไร  ให้โทรเข้าเบอร์ปกติที่สำนักงาน  ซึ่งเป็นระบบตอบรับอัตโนมัติ  ให้เราตอบข้อมูลต่างๆก่อนจะให้บริการ ซึ่งกว่าจะได้คุยกับเจ้าหน้าที่ ใช้เวลานานหรือบางทีก็ถูกตัดสายทิ้งก็มีบ่อย  จะเป็นลักษณะเดียวกันกับที่เราโทรไปธนาคารต่างๆ   ถ้าแบบนี้จะให้บริการไม่ทันเมื่อเกิดปัญหา  บางที่ดีหน่อยที่มีเบอร์ Hot Line สายด่วนถึงเบอร์มือถือของเจ้าหน้าที่ Support โดยตรง ทำให้แก้ปัญหาได้ทันที หรือบางที่ก็สามารถ รีโมท ผ่านเน็ท เข้ามาแก้ไขที่เครื่องของเราได้เลย  แบบนี้จะแก้ปัญหาได้รวดเร็วและตรงจุดมากกว่าครับ เพราะเห็นน่าจอเดียวกัน         

             ข้อมูลนี้เป็นการแชร์ประสบการณ์ วิธีเลือกซื้อโปรแกรมเก็บเงินหน้าร้าน จากประสบการณ์ที่ผ่านมา  ถือว่ามีประโยชน์สำหรับท่านที่กำลังมองหาโปรแกรมเหล่านี้อยู่  ซึ่งข้อมูลนี้อาจเป็นประโยชน์สำหรับบางท่าน และอาจจะเป็นที่ไม่พอใจในบางท่านเช่นกัน  ผมต้องขออภัยมา ณ ที่นี้ด้วย